Ada banyak keperluan atau alasan mengapa seseorang perlu menulis surat, di antaranya komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan, mengajukan permohonan, dan lain sebagainya.
Terkadang kita juga bingung saat akan menulis surat, apakah termasuk surat resmi atau surat setengah resmi? Agar Anda tidak bingung lagi, dalam artikel ini akan dibahas mengenai cara penulisan surat setengah resmi yang baik. Simak sampai selesai ya!
Pengertian Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah jenis surat yang memiliki format dan gaya penulisan yang kurang formal dibandingkan dengan surat resmi, namun masih memiliki unsur-unsur formal seperti penggunaan bahasa yang sopan dan tepat, serta dilengkapi dengan kepala surat dan tanda tangan yang sah.
Surat setengah resmi biasanya digunakan untuk keperluan bisnis yang tidak terlalu penting seperti permohonan ijin, pemberitahuan, atau undangan yang dikirimkan antar instansi atau perusahaan yang memiliki hubungan bisnis. Jenis surat ini juga sering digunakan dalam lingkup kegiatan organisasi, seperti surat pemberitahuan rapat atau surat undangan acara sosial.
Meskipun tidak terlalu formal, surat setengah resmi tetap harus memperhatikan tata bahasa yang baik dan benar, serta format yang sesuai dengan standar penulisan surat yang berlaku.
Ciri Surat Setengah Resmi
Beberapa ciri dari surat setengah resmi antara lain:
- Penggunaan bahasa yang sopan dan baku. Meskipun tidak terlalu formal, surat setengah resmi tetap harus memperhatikan penggunaan bahasa yang tepat dan tidak kasual.
- Menggunakan kepala surat yang mencakup informasi seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tidak menggunakan nomor surat dan tanggal surat seperti pada surat resmi.
- Format penulisan surat yang lebih sederhana dan tidak terlalu kaku dibandingkan dengan surat resmi.
- Tidak menggunakan meterai atau cap perusahaan pada surat.
- Tanda tangan yang sah dari pengirim surat.
- Menggunakan kalimat pembuka yang sopan seperti "Dengan Hormat" atau "Salam Sejahtera".
- Menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan tidak terlalu teknis.
- Isi surat yang lebih singkat dan tidak terlalu formal.
- Biasanya digunakan untuk keperluan bisnis yang tidak terlalu penting atau untuk kegiatan organisasi seperti surat pemberitahuan rapat atau undangan acara sosial.
Manfaat Surat Setengah Resmi
Berikut adalah beberapa manfaat dari surat setengah resmi:
- Mempermudah komunikasi antar instansi atau perusahaan. Surat setengah resmi dapat digunakan untuk berbagai keperluan bisnis yang tidak terlalu formal, seperti pemberitahuan atau permohonan ijin.
- Memberikan citra positif pada perusahaan atau organisasi. Surat setengah resmi yang ditulis dengan baik dan tepat dapat memberikan kesan yang baik pada penerima surat tentang profesionalisme dan kepercayaan diri dari pengirim surat.
- Menghemat waktu dan biaya. Surat setengah resmi tidak memerlukan biaya yang besar seperti surat resmi, seperti biaya meterai atau cap perusahaan.
- Mengurangi ketegangan atau kekakuan dalam berkomunikasi. Surat setengah resmi memiliki format dan gaya penulisan yang lebih santai dibandingkan dengan surat resmi, sehingga dapat mengurangi ketegangan dalam komunikasi bisnis.
- Memperlihatkan sikap sopan dan menghargai penerima surat. Meskipun tidak terlalu formal, surat setengah resmi tetap harus memperhatikan tata bahasa yang baik dan benar serta penggunaan bahasa yang sopan dan tidak kasual, sehingga dapat memberikan kesan bahwa pengirim surat menghargai penerima surat.
- Sebagai alat komunikasi internal dalam suatu organisasi. Surat setengah resmi juga dapat digunakan untuk kegiatan organisasi seperti pemberitahuan rapat atau undangan acara sosial yang hanya ditujukan untuk anggota organisasi.
Format Penulisan Surat Setengah Resmi
Berikut ini adalah format penulisan surat setengah resmi yang umum digunakan:
- Kepala Surat
Di bagian atas sebelah kiri lembaran kertas, tuliskan kepala surat yang terdiri dari:
- Nama perusahaan atau instansi (jika ada)
- Alamat perusahaan atau instansi
- Nomor telepon atau fax
- Tanggal
Di bawah kepala surat sebelah kanan, tuliskan tanggal penulisan surat dengan format "dd/mm/yyyy" (hari/bulan/tahun).
- Nama dan Alamat Penerima
Di bawah tanggal, tuliskan nama dan alamat lengkap penerima surat.
- Kalimat Pembuka
Setelah alamat penerima surat, tuliskan kalimat pembuka yang sopan seperti "Dengan Hormat" atau "Salam Sejahtera".
- Isi Surat
Tuliskan isi surat dengan bahasa yang mudah dipahami dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu teknis atau sulit dipahami.
- Penutup
Setelah isi surat, tuliskan penutup yang sopan seperti "Demikianlah surat ini kami sampaikan" atau "Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya".
- Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Di bagian bawah surat, tuliskan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat, serta jabatan atau posisi yang diemban.
Contoh format penulisan surat setengah resmi:
[Nama Perusahaan atau Instansi] [Alamat Perusahaan atau Instansi] [Nomor Telepon atau Fax] [Email]
[Tempat, Tanggal]
Kepada Yth, [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan Hormat,
[Isi Surat]
Demikianlah surat ini kami sampaikan.
Hormat kami, [Tanda Tangan] [Nama Lengkap] [Jabatan atau Posisi]
Contoh Surat Setengah Resmi
Berikut ini adalah contoh surat setengah resmi yang bisa menjadi acuan:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon] [Email]
[Tempat, Tanggal]
Kepada Yth, Bapak/Ibu [Nama Penerima] Jabatan [Jabatan Penerima] [Alamat Penerima]
Dengan Hormat,
Dalam rangka mempererat hubungan bisnis antara perusahaan kami dengan perusahaan Bapak/Ibu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara Gathering Bersama pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 10 April 2023
Waktu : 18.00 WIB – selesai
Tempat : Restoran Bersama
Alamat : Jl. Jend. Sudirman No. 10, Jakarta
Acara ini diadakan sebagai wujud rasa terima kasih kami atas dukungan dan kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini. Kami berharap kehadiran Bapak/Ibu akan mempererat tali silaturahmi dan kerjasama kedepannya.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan] [Nama Lengkap] [Jabatan atau Posisi]
